【PR】ワンフロアから施設全体まで！スマートオフィスの導入

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で急速に進んだテレワークにより、働く場所や働き方など多様化、効率化などを背景に注目されているスマートオフィス。この記事では、スマートオフィスのメリット・デメリットから、導入のポイントまでをまとめています。さらに、マクニカが取り組んでいる「次世代スマートオフィス」を紹介しています。スマートオフィス導入の検討の際の参考にしてみてください。

そもそもスマートオフィスとは？

スマートオフィスとは、IOTやAIなどIT技術を活用したオフィスのことです。高速ネットワークを活用して快適で働きやすい環境づくりをすることで生産性向上に期待できる施策として期待されています。例えば、オフィス内に設置された各種センサーからのデータを利用し、オフィス内での人の出入りや移動の可視化することで、良い設備配置や電力利用スケジュール構築を行いことが可能になります。また、テレワークやフリーアドレスといったデジタルワークプレイスの推進で場所を選ばずに働く環境を構築することが可能など、働き方の多様化により効率化・業務効率の改善に大きなメリットがあります。

スマートオフィスのメリット

スマートオフィス導入で得ることができるメリットは多くあります。ここでは代表的なメリットを5つ紹介しています。

• 生産性の向上
• 業務効率改善
• 多様な働き方に対応できる
• 長期的なコストの削減
• 優秀な人材の確保

生産性の向上

オフィスで働く一人ひとりの働きやすさを改善することで、生産性の向上を見込める可能性があります。

オフィスのエアコンや照明などIoTデバイスやセンサー類を導入することで、オフィスの室温や明度を自動的に調整できるようになり、より働きやすい環境を構築できます。

業務効率の改善

従来のアナログ業務プロセスを自動化することで、作業量を減らすことができます。例としては、紙の伝票をデジタル化や様々な管理にITツールを導入することでペーパーレス化が可能になります。また、慣例的に行っていた意味の薄い業務を見直し、無駄なコストを削減できるメリットもあります。

多様な働き方に対応できる

育児や介護など様々な理由で、オフィス内で働くことが難しい従業員に対しても、働く場所の自由度が高くなり、多様な働き方への対応ができる。またテレワークへの移行も容易にできます。さらにネットワーク環境があれば、外出先や出張先でもオフィスと同様の作業が可可能になります。そのほかにスマートオフィス化に合わせてフリーアドレス化をすることで、作業に集中できる環境の提供もできます。

長期的なコストの削減

スマートオフィスの導入は、初期費用は必要になりますが、オフィスの効率化により光熱費や賃料などのコストを節約できる可能性があります。

例えば、空調や照明のコントロールをIoTで最適化することで、従業員の作業の効率アップに繋がるだけでなく、人のいない場所で使われていた無駄な光熱費に削減につながります。また、在宅勤務やテレワークを推進し、出社する従業員の数を減らすことができれば、オフィスを縮小することも可能になります。

優秀な人材の確保

スマートオフィス化により、働きやすい環境と整えることで、求人においても他社との差別化ができます。

少子高齢化などにより、労働人口は減少しています。そんな時代で優秀な人材を確保するためにも、スマートオフィスのより生産性の高さは人材確保のアピールポイントの一つになります。さらに在宅勤務やテレワークなど多様な働き方にも容易に対応できるメリットを活かすことで優秀な人材を広域で求人できる可能性もあります。企業が成長し続けるために必要な優秀な人材確保につながります。

スマートオフィスのデメリット

スマートオフィスのメリットについて5つ紹介してきました。しかし一方で、導入・ランニングコストの負担以外にも、リモートワークによるモチベーションの低下などの問題も発生します。ここではスマートオフィスの代表的なデメリットを2つ紹介します。

• 初期費用・ランニングコストがかかる
  セキュリティ対策が必要

初期費用・ランニングコストがかかる

スマートオフィスを導入する際に、既存システムや設備の入れ替えが必要になります。当然IoTやAI、クラウドサービスなどの導入コストが必要です。また業務内容によって、導入初期費用が多額になる場合があります。導入前に費用算出をしっかり行っておくことが重要です。そのほか高速通信ネットワークの整備、セキュリティ対策なども検討しておきましょう。

セキュリティ対策

在宅勤務やテレワークなど、多様な働き方へ対応が可能なスマートオフィスですが、一方で会社の機密情報が漏洩する危険性が高くなります。そのためセキュリティ対策は重要になってきます。また従業員のセキュリティに対する意識を高める教育も必要になります。そこで、不正アクセスやウイルス感染などを防止できる、安全性と信頼性の高いシステムを導入することが重要です。

スマートオフィスを導入するポイント

ここまでスマートオフィスの概要とメリット・デメリットについて紹介してきました。ここからは、スマートオフィスを導入する重要なポイントについて4つ紹介します。

• 社内の現状を把握する
  セキュリティの強化
  スマートオフィス化の費用を確保
  不具合時のマニュアルを準備しておく

社内の現状を把握する

スマートオフィス化の前には、通信環境や既存のデバイスなどの現状を把握しておく必要があります。なぜならインターネットとデバイスはスマートオフィス化で必要不可欠です。

インターネットはあるが、通信環境が不安定な場合、安定したインターネット環境を整備する必要があります。また、既存のパソコンやタブレットなど、最新のIoTに対応しているかも把握することも重要です。対応していない場合はソフトウェアのバージョンアップや、デバイスの入れ替えなどについても検討が必要です。そのほかアナログ機器のデジタル化も必要になります。

セキュリティの強化

スマートオフィス化をする際、ウイルス対策ソフトウェアの導入と従業員へのセキュリティ教育が必要です。

インターネット接続が必要不可欠なスマートオフィスは、セキュリティ対策を行うと、不正アクセスされたり、サイバー攻撃を受けたりと、社外秘の情報の流出や、業務に障害が発生するリスクが高くなります。

特に、社外秘の情報が流出した場合は、企業の信用にかかわります。

スマートオフィス化の費用を確保

オフィス賃料のコストダウンを目的としてスマートオフィス化をするにしても、移転費用が発生します。また新規にIoTデバイスやシステムの導入などの費用もそれなりに必要になります。

スマートオフィスは長期的なコスト削減はできますが、導入時にまとまった費用が必要になります。導入する際には、どの程度の初期費用と運用コストがかかるかを算出して予算の確保をしておく必要があります。

不具合時のマニュアルを準備しておく

スマートオフィス化では、多くのIoTデバイスを利用しています。そのためIoTデバイスやネットワークの障害や不具合により、業務に支障が発生する可能性はあります。

業務に支障がないように、不具合時のマニュアルを準備しておく必要があります。

スマートオフィス活用事例

スマートオフィスは、様々なシーンで活用されています。ここでは主な活用例について紹介しています。

テレワークの導入

最適なデジタルワークプレイスの構築により、テレワークを導入していない企業であっても、場所や時間を選ばない、働き方を容易に実現できます。

室内環境の管理

温度や湿度、二酸化炭素を感知するセンサーなどを活用することで、室内環境を可視化できます。また人感センサーや照明なども組み合わせることで、快適なオフィス空間と省エネ効果を実現できます。

会議室の利用状況

会議室の利用状況を可視化でき、空き状況や予約状況だけでなく、会議室単位で利用頻度を管理できます。このことで、オフィスの移転やリニューアル時の参考になります。

オフィス内の運用改善などを支援する「次世代型スマートオフィス」

引用元：マクニカ公式HP
https://www.macnica.co.jp/business/energy/products/136384/

スマートオフィス活用事例があります。最後にオフィス内の運用改善など支援をするマクニカの「次世代型スマートオフィス」を紹介します。

マクニカの次世代スマートオフィスは、各種センサーを施設内に設置することで、個人を特定しない方法によりデータを取得・解析。オフィス内の人の出入りや移動の可視化を行い、デスクや設備の利用状況をモニタリングし、効率の良い設備配置や電力利用スケジュールの構築を実現できます。

例えは、CO2センサー・温湿度センサーからデータを取得し解析結果をもとに、空調の温度設定や換気システムの制御を行うことができます。またCO2センサー・人感センサーからの取得したCO2濃度・着席判断データをヒートマップに表示することで、分散計画を立案できます。

さらに電力においてに、スマートメータから電力使用量を取得し、太陽光発電・EV充電システムなどの含め、総合的に施設全体の電力管理をすることで、電力使用量の多い日中を避け、業務終了後から翌日の業務開始までに蓄電池の充電を完了するように設定できます。さらに、エネルギー消費のピークカットや効率的な電力利用のスケジュールを立案することが可能です。

スマートオフィスは働き方や業務改善だけでなく省エネにつながる

スマートオフィスは、既存の働き方を変え、業務改善ができる可能性があります。また、スマートメータからの電力使用量のデータを取得解析することで、エネルギー消費のピークカットや効率的な電力利用スケジュールの立案が可能になります。スマートオフィス化を導入する際、一時的にある程度のコストは発生しますが、長期的に見れば、働き方の環境を整えられることで、業務の効率化やコストダウンを実現できます。

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マクニカに関する情報

• 会社名：株式会社マクニカ
• 所在地：神奈川県横浜市港北区新横浜1-6-3 マクニカ第1ビル
• 営業拠点：品川、大阪、名古屋、宇都宮、福岡、水戸、上田、松本